Un settore regolato, con dati molto delicati
L’attività dell’investigatore privato in Italia è regolata: richiede una licenza prefettizia (art. 134 del Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza) e, per le indagini a fini di difesa, si svolge nel quadro delle investigazioni difensive (L. 397/2000). Su tutto questo si applica comunque il GDPR (Regolamento UE 2016/679) a qualunque dato personale trattato dall’agenzia.
La peculiarità del settore è che si trattano dati non solo del cliente, ma soprattutto di persone terze oggetto dell’indagine — spesso senza che ne siano a conoscenza. Molti incarichi toccano per loro natura dati che il GDPR definisce «particolari» (art. 9 — ad esempio vita sessuale o salute in una separazione) o «giudiziari» (art. 10). Ogni strumento che tratta questo materiale — un copilota di trascrizione, un CRM, un assistente vocale — va scelto e configurato con questa consapevolezza.
Le domande da porsi prima di adottare uno strumento
Prima di far entrare un tool AI nel flusso di un incarico, vale la pena rispondere a poche domande concrete:
- Base giuridica: qual è la base che legittima il trattamento (di norma l’esecuzione del mandato o la difesa di un diritto in sede giudiziaria)?
- Responsabile del trattamento: il fornitore firma un accordo ex art. 28 GDPR (DPA) come responsabile?
- Dove risiedono i dati: sono conservati nell’UE o trasferiti fuori? Con quali garanzie (es. clausole contrattuali standard)?
- Dati di terzi: lo strumento tratta i dati della persona osservata in modo proporzionato alla finalità dell’incarico?
- Minimizzazione: lo strumento tratta solo i dati necessari, e per il tempo necessario, cancellando il resto?
Gli strumenti che consigliamo
Per le agenzie investigative raccomandiamo quattro strumenti, uno per ogni area: ElevenLabs per il centralino AI, HubSpot per la gestione di clienti e incarichi, Fatture in Cloud per fatturazione e preventivi e Microsoft 365 Copilot per le relazioni investigative.
Scopri gli strumenti e i siti ufficialiAI generativa e cautele aggiuntive
Con gli strumenti di AI generativa (copiloti di scrittura, trascrizione, assistenti) va chiarito un punto spesso trascurato: i documenti, le note o le registrazioni caricati vengono usati per addestrare i modelli del fornitore? Per il materiale di un incarico investigativo la risposta accettabile è «no», con garanzie contrattuali esplicite e, dove possibile, modalità che escludono l’uso dei dati per l’addestramento. Per contenuti particolarmente sensibili, strumenti che lavorano in locale o in ambienti dedicati riducono l’esposizione.
Vale inoltre ricordare il quadro deontologico: il Garante per la protezione dei dati personali ha adottato regole deontologiche specifiche per i trattamenti svolti per le investigazioni difensive e per far valere un diritto in sede giudiziaria. Introdurre un tool AI non cambia questi doveri: li porta semplicemente su un nuovo strumento, che va scelto di conseguenza.
Una nota onesta
Questa guida ha scopo informativo e non sostituisce il parere di un consulente privacy, di un DPO o la valutazione legale del singolo caso. La conformità dipende dallo specifico strumento, dalla configurazione e dal tipo di incarico. Il messaggio di fondo, però, è incoraggiante: usare l’AI nell’organizzazione dell’agenzia in modo conforme è possibile — a patto di sceglierla con criterio e di tenere il materiale più sensibile sotto controllo, non di improvvisare.